"Voor het eerst een medewerker aannemen was voor ons een hele stap. Libra Personeelsdiensten heeft ons succesvol begeleid bij het organiseren van dit traject. "
Vincent Kleine Visual Media
Time management
Tijdgebrek is een fenomeen dat elke ondernemer/manager kent. Druk, druk, druk, té druk om te kijken of u uw tijd beter in kunt delen. Maar vaak kan dat. Tips voor het goed benutten van uw tijd.
Hou overzicht
Tegen hard werken hebben ondernemers doorgaans geen bezwaar. Maar het wordt vervelend als u het overzicht verliest over de werkzaamheden die er door uzelf en uw onderneming moeten worden gedaan. Ondernemers die achter de feiten aanlopen en problemen krijgen met hun tijdsindeling, zijn in veel gevallen dat heldere overzicht kwijt. Hou overzicht en lukt dat niet, ga dan inventariseren.
Inventariseer
Wat moet er gedaan worden? Heeft u alles meegeteld? Hoeveel tijd kost elke werkzaamheid? Om een goed beeld te krijgen van de tijdsbesteding per werkzaamheid kunt u beginnen met het registreren van de realiteit. Hoe werkt u en waaraan besteedt u uw tijd? En uw medewerkers? U kunt voor verrassingen komen te staan, als u ziet hoeveel tijd er wordt besteed aan bellen, mailen, het voorbereiden van en onderweg zijn naar afspraken, nadenken over werkvraagstukken en andere zaken die bij het werk horen.
To do-lijst
Om geen werkzaamheden te vergeten, is het handig gebruik te maken van een to do lijst. Daarop zet u alle werkzaamheden die er gedaan moeten worden.
Plan goed
Bij het inventariseren heeft u een beeld verkregen hoeveel tijd een werkzaamheid werkelijk kost, inclusief noodzakelijke verwante werkzaamheden.
Het is handig er een lijst van te hebben. Met deze en de to do lijst, kunt u de agenda gaan plannen. Al naar gelang er in uw bedrijf vaker of minder vaak onvoorziene spoedklussen tussendoor komen, plant u deze ruimer of strakker. Plan altijd een beetje aan de ruime kant. Dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat u afspraken op tijd haalt en dat werkt in uw voordeel.
Stel prioriteiten
Mogelijk staan er op uw to do lijst meer werkzaamheden dan u kunt afwerken in de tijd die u daarvoor heeft. Dat betekent dat u prioriteiten moet stellen. Hoe u dat doet, kiest u als ondernemer zelf. Daarbij kunnen de volgende gedachtegangen van nut zijn:
1. Definieer uw Key Result Area
In deze gedachtegang bepaalt u eerst waar u eigenlijk voor bent. Wat is uw kernactiviteit? U kijkt naar welke zaken op uw to do lijst echt door u moeten worden gedaan, welke u kunt delegeren naar personeel, en welke nog wel even kunnen blijven liggen omdat ze niet zo belangrijk zijn of niet op vandaag aankomen, en welke wellicht helemaal niet zinvol zijn.
2. Kijk terug vanuit de toekomst
Dit is een wat meer filosofische benadering. U plaatst uzelf in gedachten in een toekomstige tijd, als u een aantal jaren ouder bent. Wat wilt u dan hebben bereikt? En wat moet er in de tussentijd zijn gebeurd om daar te komen? Van daaruit bepaalt u uw prioriteiten.
3. Calculeer opbrengst en schade
In deze gedachtegang gaat u uit van het geld. Wat levert u het meest op als u het doet, en wat kost u het meest als u het niet doet? Aan de hand van deze calculatie kunt u bepalen wat er het eerst en wat er later moet worden gedaan.
Time Management Tips
- Plan uzelf en houd u aan uw planning
Op deze manier gaat u ordelijker werken, hetgeen u meer rust geeft. Het is ook een goed hulpmiddel bij het plannen van personeel. U bent immers zelf reeds geconfronteerd met de mogelijkheden en onmogelijkheden van de door u gemaakte planningen.
- Laat u niet afleiden
Er is veel dat om uw aandacht vraagt. Bewaak uw prioriteiten en uw planning, en beperk de verstoringen tot een minimum.
- Doe één ding tegelijk
Het is tegenwoordig bijna gebruikelijk dat we twee dingen tegelijk doen: bellen tijdens het autorijden, vergaderen tijdens de lunch, een telefoontje met een relatie plegen tijdens het schrijven van een brief. Toch geeft dat een gespannen gevoel. U blijft beter fit als u zoveel mogelijk één ding tegelijk doet.
- Ruim uw bureau op
Troep op het bureau ontstaat vaak omdat u zich in eerste instantie niet de tijd gunde om het opgeruimd te houden. Maar later kost het tijd, want dan heeft u dat ene stuk nodig en waar lag het nou? Een opgeruimd bureau scheelt u tijd en helpt u bij het houden van overzicht over uw werk.
- Maak die vervelende klus af
Zit u ergens tegenaan te hikken? Doe het en maak het af. Dan bent u ervan verlost. Opzien tegen een vervelend klusje kost vaak meer energie dan het gewoon doen. Doe het rotklusje goed, zodat u zeker weet dat u er daarna klaar mee bent.
- Delegeer
Als u personeel heeft, maak er gebruik van. Bekijk welke van de werkzaamheden echt door u moeten worden gedaan, en welke u aan personeel over kan laten.
- Overweeg personeel in dienst te nemen
Overweeg een assistent of een secretaresse in dienst te nemen. Deze kan de agenda bijhouden, de planning bewaken, telefoon aannemen, dossiers aanleggen, administratief werk doen en andere taken van u overnemen.
- Creëer rust in uw agenda
De boog kan niet altijd gespannen staan. Creëer in uw agenda zo af en toe een dag waarop u veel rust heeft. U kunt dan van het weinig doen genieten, werk inhalen waar u eerder niet aan toegekomen was, of vooruit werken.
- Scheid werk en privé
Neem het werk zo min mogelijk mee naar huis. Voor sommige ondernemers is dat moeilijk haalbaar, bijvoorbeeld als u een bedrijf aan huis heeft. In dat geval: doe privé minimaal één dag per week iets wat helemaal niets met het werk te maken heeft.
- Houd aandacht voor privé
Er kan niet altijd gewerkt worden. De mens heeft rust, regelmaat en afwisseling nodig. Tijd besteden aan uw privéleven geeft een mooie afleiding van het werk en helpt u de batterij weer op te laden.