functioneringsgesprek, zo doe je dat

Vrijwel elke ondernemer met personeel voert functioneringsgesprekken of heeft het voornemen dat te doen. Daarin worden de prestaties van de werknemers besproken, maar voorstellen voor verbeteringen komen ook aan bod.

Wat is een functioneringsgesprek? In het functioneringsgesprek praten leidinggevende en medewerker samen over het functioneren van de medewerker. Er wordt naar het verleden en het heden gekeken, maar vooral naar de toekomst. Het is, in tegenstelling tot een beoordelingsgesprek een gelijkwaardig samenkomen, waarbij er ook voor de werknemer voldoende gelegenheid is om onderwerpen aan de orde te brengen. De medewerker en leidinggevende kunnen zelfs samen de agenda bepalen. Idealiter wordt er minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek gevoerd met het personeel. Dit lukt niet binnen ieder bedrijf, gesprekken met personeel schieten er vooral bij kleine bedrijven soms in. Toch is het belangrijk tijd in te delen voor een goed gesprek met je medewerkers.

Een functioneringsgesprek staat bij voorkeur niet op zichzelf, maar is onderdeel van een gesprekkencyclus. Zo’n cyclus bestaat jaarlijks bijvoorbeeld uit een doelstellingengesprek, een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Aan het begin van het jaar stel je vast wat de plannen zijn, na een half jaar heb je een functioneringsgesprek om te peilen hoe het gaat en aan het eind van het jaar houd je een formeel beoordelingsgesprek.

Het doel van het functioneringsgesprek is dus om het functioneren van de medewerker te evalueren aan de hand van eerdere afspraken over de werkzaamheden en de resultaten. Ook is het belangrijk dat er opnieuw afspraken worden gemaakt voor de toekomst, met als doel het functioneren van de werknemer te verbeteren. Een gesprek over het functioneren is ook nuttig omdat het een ideaal moment is om persoonlijke aandacht te schenken aan je werknemers. Het is een gelegenheid om bij te sturen, maar ook om te motiveren.

Het geheim van een succesvolle onderneming zit ‘m mede in goed gemotiveerd personeel; goed luisteren en een compliment geven wanneer verdiend zijn dus ook belangrijke aspecten.

Voor het slagen van een functioneringsgesprek is een goede voorbereiding essentieel. Denk van tevoren goed na over wat je vindt van de inzet en het functioneren van de medewerker. Lees het functieprofiel van de medewerker nog eens door, en maak het functioneren concreet met een aantal positieve en negatieve voorbeelden. Zorg voor een genuanceerd verhaal door voor jezelf duidelijk te hebben wat je wilt zeggen en wat je er uit wilt halen. Ook de medewerker moet de kans krijgen zich goed voor te bereiden. Maak daarom ruim van te voren de afspraak voor het gesprek. Maak zo nodig duidelijk dat ook hij/zij zich moet voorbereiden en agendapunten kan indienen. Door te vertellen dat het om een open gesprek gaat waarin over en weer ervaringen worden uitgewisseld kun je zorgen dat de werknemer zich op zijn of haar gemak voelt.

Het gesprek: wat komt aan bod? Het is belangrijk een gestructureerd en opbouwend gesprek te voeren. Vertel nogmaals het doel van het gesprek, loop samen de agenda door en geef een eindtijd aan. Neem ook nog de ruimte om eventuele extra agendapunten in te plannen. Probeer het lijstje van agendapunten to-the-point af te lopen, zonder te gaan muggenziften over relatief onbelangrijke zaken. Voorbeelden van agendapunten zijn:

• Functioneren in het algemeen: wat zijn de taken van de medewerker en hoe heeft hij/zij deze uitgevoerd? Welke afspraken uit het vorige functioneringsgesprek zijn wel/niet nagekomen
• Functioneren in de groep: Hoe verloopt de samenwerking met de collega’s? Klikt het op sociaal vlak? Is het contact prettig?
• Functioneren leidinggevende(n): is de leiding die ontvangen wordt naar wens? Is de organisatie goed geregeld? Wordt er voldoende naar de medewerker geluisterd, en wordt hij/zij goed geïnformeerd over beslissingen? 
• Vooruitgang: is er sprake van vooruitgang en in hoeverre is dat wel of niet noodzakelijk?
•  Werkbeleving: heeft de werknemer plezier in het werk? En heeft hij/zij het naar de zin bij het bedrijf?
• Toekomst: waar wil de werknemer naartoe werken, welke ruimte is er binnen het bedrijf voor deze ambities? Welke opleidingen en trainingen wil de medewerker eventueel volgen

Laat de medewerker met zijn of haar punten beginnen. Zo zorg je ervoor dat de werknemer het gesprek minder bedreigend vindt en daardoor zijn of haar enthousiasme behoudt. Vraag de werknemer een visie te geven op het eigen functioneren, de samenwerking met jou als leidinggevende en de toekomstplannen. Vraag haar/hem zo concreet mogelijk te zijn en om voorbeelden. Het is uiteraard van belang goed te luisteren. Vat regelmatig de woorden van je werknemer samen zodat je kunt controleren of je het goed hebt begrepen. Noteer de kritiekpunten en schiet niet direct in de verdediging bij kritische opmerkingen over je eigen functioneren. Kom ook niet meteen met oplossingen, maar laat de medewerker zelf oplossingen aandragen.

Als alle punten van de medewerker zijn besproken, breng dan je eigen punten in. Wissel hierbij negatieve feedback af met positieve. Als je eventuele stevige punten van kritiek achter elkaar afvuurt, is er een grote kans dat de werknemer zich aangevallen voelt en in de verdediging schiet, of zelfs helemaal stilvalt. Voor sommige werkgevers is de verleiding juist groot om kritiek te verzachten. In dat geval komt de boodschap misschien minder hard aan, maar is deze ook minder duidelijk. Wees eerlijk en geef de kritiek die je hebt op een duidelijke en zakelijke manier. Wees zo specifiek mogelijk en gebruik bij voorkeur voorbeelden, zodat je zeker weet dat je boodschap overkomt. Controleer bij al je punten of de werknemer je goed heeft begrepen, en geef hem of haar de ruimte om op jouw kritiek te reageren. Vervolgens zoek je samen naar een oplossing voor de geconstateerde problemen.

Afronding. Wanneer zowel de werkgever als de werknemer hun punten naar voren hebben gebracht en alles besproken is, kan het gesprek afgerond worden. Mocht er behoefte bestaan aan een vervolggesprek, plan die dan direct in. Als het gesprek erg emotioneel of heftig was, plan dan sowieso een tweede gesprek in. Een functioneringsgesprek mag dan geen beoordelingsgesprek zijn, er moeten wel harde afspraken gemaakt worden. Aan de hand van alle besproken punten is het gebruikelijk dat de werkgever een verslag opstelt waarin de onderwerpen, conclusies en gemaakte afspraken worden vastgelegd. Als jullie het beiden eens zijn met de inhoud, wordt het verslag ondertekend. Jij bewaart het in het personeelsdossier, de medewerker krijgt zelf een kopie.

terug