Fiscale regels voor telecommunicatiemiddelen

Sinds 1 januari 2007 kunnen werkgevers aan hun werknemers vergoedingen voor telefoon, internet en dergelijke communicatiemiddelen onbelast vergoeden. Wat zijn de regels?

Voorwaarde is slechts dat er sprake is van een meer dan bijkomstig zakelijk gebruik. Een eenvoudige en heldere regeling op het eerste gezicht. In dit artikel vindt u de regels op een rij.

Als de werknemer telefoon en internet meer dan 10% voor zakelijke doeleinden gebruikt, kan de vergoeding of verstrekking hiervan belastingvrij plaatsvinden. Deze regeling geldt zowel voor de eerste als de tweede telefoon(aansluiting) en er hoeft geen onderscheid te worden gemaakt tussen bijvoorbeeld een internetabonnement via de kabel of een ADSL-verbinding, tussen een ISDN-telefoonabonnement of een ‘gewoon’ telefoonabonnement enzovoort.

Wat kan de werkgever belastingvrij vergoeden? Uiteraard de mobiele telefoon of het vaste toestel en eigenlijk alle kosten die direct verband houden met internet of telefoon van de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan de aankoopkosten van een telefoon, de aanleg- of aansluitkosten, de internet- of telefoonverbinding, de abonnementskosten en gesprekskosten.

• Zakelijk gebruik

De bewijslast of een telefoon, het internet en dergelijke communicatiemiddelen voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt ligt bij de werkgever. Dit is nog niet zo eenvoudig. Zo is alleen een verklaring van de werknemer dat hij een telecommunicatiemiddel ook zakelijk gebruikt onvoldoende. Voor de vraag of er voldoende zakelijk gebruik is geldt dat het gebruik over een langere periode moet worden bekeken.

De werkgever hoeft dus niet per loontijdvak te oordelen, omdat dan bijvoorbeeld zou moeten worden geheven over de periode dat de werknemer met vakantie is terwijl hij de telefoon normaliter voor meer dan 10% zakelijk gebruikt. Dat is niet de bedoeling. Aan de andere kant is het niet voldoende dat het zakelijke gebruik in de helft of meer van de loontijdvakken de grens van 10% overschrijdt. Het gaat erom dat het zakelijke gebruik over een langere periode naar redelijke verwachting de grens van 10% van het totale gebruik overschrijdt. Bij het zakelijk gebruik gaat het niet alleen om het zelf bellen, maar ook om het zakelijk gebeld worden. Elk telecommunicatieproduct moet afzonderlijk worden getoetst aan de voorwaarde van meer dan 10% zakelijk gebruik.

• Functie van werknemer

Bij het toetsen van het zakelijk gebruik is de functie van de werknemer een aanknopingspunt. Er kan bijvoorbeeld geen belastingvrije vergoeding worden gegeven voor een telefoonaansluiting thuis bij een werknemer die alleen af en toe voor zijn werk collega’s vanaf thuis belt. Er kan ook geen belastingvrije vergoeding worden gegeven voor een internetvoorziening thuis als de werknemer deze alleen incidenteel gebruikt voor een zakelijke e-mail, terwijl hij dit communicatiemiddel verder voor privédoeleinden benut. Dan is er geen sprake van structureel zakelijk gebruik. Een belastingvrije vergoeding en verstrekking is alleen mogelijk als de werknemer telefoon of internet daadwerkelijk uit hoofde van zijn functie zakelijk gebruikt, ook al ligt dat zakelijke gebruik structureel niet zo heel ver boven de 10%-grens.

• Dergelijke communicatiemiddelen

In de wettelijke regeling voor vrije vergoedingen voor telefoon en internet staat ook de term 'dergelijke communicatiemiddelen'. Deze is gekozen om de wetgeving bestand te maken tegen de snelle technologische ontwikkelingen op het gebied van de telecommunicatie. Denk hierbij aan de Blackberry en smartphone. Dze bepaling betekent echter niet dat computers en bijbehorende apparatuur die minder dan 90% zakelijk worden gebruikt nu ook belastingvrij kunnen worden vergoed of verstrekt. De regeling voor internet en telefoon geldt dus niet voor mobiele apparaten met een computer- en telefoonfunctie waarvan de telefoonfunctie ondergeschikt is of zelfs niet in werking is gesteld. Hiervoor gelden de regels voor computers en bijbehorende apparatuur. Te denken valt hierbij aan de verstrekking van een Blackberry zonder (werkende) telefoonfunctie.

•  Computer

Hoe luiden die regels voor computers ok alweer? De werkgever mag aan een werknemer een computer en dergelijke apparatuur (en bijbehorende apparatuur) alleen onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. (Let op, voor toepassing van deze regeling is dus veel meer zakelijk gebruik vereist!) Als de apparatuur een meerjarig belang heeft, mag de werkgever maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden of verstrekken. Als de kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan € 450, mag de werkgever het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken.

Let op!

Verstrekt de werkgever blackberry’s of notebooks waarmee de werknemers niet kunnen bellen maar alleen kunnen e-mailen, dan is de functie van telefoon niet aanwezig. Dit betekent dat de regeling voor telefonie niet geldt en dat deze communicatiemiddelen waarschijnlijk niet zomaar onbelast kunnen worden verstrekt.

• Onderscheid

In sommige gevallen is het lastig onderscheid te maken of een apparaat nu onder de telefoonregeling valt of onder de computerregeling. De wetgever heeft aangegeven dat digitale agenda’s, mininotebooks, pocket-pc’s en GPS-apparatuur onder de computerregeling vallen. Een mobiele telefoon kan ook onder de computerregeling vallen als de functie van telefoontoestel duidelijk ondergeschikt is aan andere functies, zoals telematica of dataverwerking. Ook voor de vergoeding van modems, printers en faxen moet de computerregeling worden toegepast. Het kastje met elektronica dat bij het internetabonnement wordt geïnstalleerd (bijvoorbeeld een kabelmodem) is daaraan dienstbaar en valt zodoende wel onder de telefoonregeling.

Advies

De regels voor telefonie zijn eenvoudig, maar de bewijslast voor het zakelijk gebruik ligt bij de werkgever. Hierbij is de functie van de werknemer van belang. De bewijslast blijft een moeilijk punt. Twijfelt de werkgever of hij aan deze bewijslast kan voldoen dan kan hij overwegen de vergoeding te belasten en aan de werknemer over te laten of hij al dan niet bezwaar aantekent bij de fiscus. Daarmee verlegt de werkgever de bewijslast naar de werknemer.

terug

Bron: de salarisadministrateur