" Libra Personeelsdiensten treedt voor Betten Financial News op als personeelsadviseur in de breedste zin van het woord, en naar volle tevredenheid."
Pim van Dijk - BFN
Delegeren
U kent dat wel: u bent druk en u komt nergens aan toe. Veel ondernemers kampen met een bomvolle to do lijst. Een belangrijke oplossing daarvoor is delegeren. Soms is delegeren zelfs het enige wat u nog kunt doen, wilt u niet overspannen raken. Delegeren is daarom één van de belangrijkste managementvaardigheden, maar ook één van de lastigste. Want welke taken kunt u delegeren en welke niet? En hoe selecteert u de persoon aan wie u welke taken delegeert? Een handleiding in 5 stappen.
1) Maak een overzicht van uw taken
Om te kunnen bepalen welke taken u kunt en wilt delegeren, is een compleet overzicht van uw taken erg behulpzaam. Dit overzicht kunt u bijvoorbeeld maken aan de hand van uw to do lists van de afgelopen maand. Zet u niet alles op uw to do list? Schrijf dan gedurende een maand alles op wat u doet. De periode die u hiervoor nodig heeft kan afhankelijk van uw vakgebied en takenpakket langer of korter zijn. In dit voorbeeld is voor een maand gekozen omdat veel ondernemers maandelijkse cycli kennen, bijvoorbeeld in de administratie. Waarschijnlijk ontdekt u dat u regelmatig allerlei taken door elkaar uitvoert. Groepeer in het overzicht de losse taken zoveel mogelijk in pakketten van bij elkaar horende taken.
2) Bepaal wat u kunt delegeren
Nu u een overzicht van uw takenpakket heeft, verdeelt u de taken in taken die u wel en niet kunt delegeren.
Daarbij kunt u de volgende uitgangspunten hanteren:
U delegeert wel:
- taken die beter door iemand anders kunnen worden gedaan;
- taken die iemand anders ook kan doen;
- taken die iemand anders moet leren;
- taken die iemand anders leuk vindt om te doen.
U delegeert niet:
- uw kerntaken als ondernemer en leidinggevende, zoals het bepalen van de strategie van het bedrijf en het houden van overzicht over alle taken;
- gevoelige kwesties, zoals ontslag, conflicten etc.;
- taken die u echt niet kwijt kunt;
- de eindverantwoordelijkheid over alle gedelegeerde taken.
3) Bepaal aan wie u kunt delegeren
Nu u een overzicht heeft van de taken die u kunt delegeren, bepaalt u van elke taak wat een medewerker moet kunnen om hem uit te voeren.
Daarna bekijkt u uw medewerkers: welke medewerkers hebben deze vaardigheden? En welke medewerkers willen de vaardigheden leren? Kijk ook naar hoeveel taken de medewerkers op dit moment hebben. Wie kan er taken bij hebben en wie niet? En wie wil er graag taken bij? Houd er rekening mee dat het delegeren u in het begin extra tijd zal kosten, omdat u aan medewerkers moet uitleggen hoe zij het werk moeten doen. Hoe minder de werknemer op dit moment kan, hoe meer tijd u kwijt bent met uitleggen.
4) Houd een delegeringsgesprek
Het is belangrijk dat een werknemer goed begrijpt welke taak hij moet uitvoeren en hoe dat moet. Maak daarom een afspraak met de werknemer voor een delegeringsgesprek. Daar bereidt u zich op voor. In dit gesprek legt u helder, serieus en concreet aan de werknemer uit wat zijn nieuwe taak is. U bespreekt waarom de taak belangrijk is, waarom u juist deze medewerker de taak toevertrouwt en welke bevoegdheden de medewerker hiermee krijgt. Bespreek ook welke informatie de medewerker nodig heeft om de taak goed uit te voeren. Daarnaast besteedt u aandacht aan de goede relatie met de werknemer, om ervoor te zorgen dat hij met zelfvertrouwen en motivatie aan de taken begint. Ook maakt u met hem afspraken over controlemomenten en een evaluatie. Het is raadzaam om één en ander op papier te zetten. Deze kan de werknemer als handleiding gebruiken en u kunt hem er op wijzen als er toch iets fout gaat. Na het delegeringsgesprek laat u de taken en de medewerker los: het zijn nu zijn taken en buiten de controlemomenten en de evaluatie bemoeit u zich er niet meer mee.
5) Bespreek de resultaten
In het vorige punt kwam al naar voren dat u afspraken maakt met de medewerker over controlemomenten en een evaluatie.
Loslaten
Het is belangrijk dat u zich daarbuiten niet meer met de taak bemoeit. Het is niet de bedoeling dat u ongevraagd met tips komt, de medewerker op zijn vingers kijkt, perfectie verwacht of verwacht dat de ander de taak op dezelfde manier uitvoert als u zou doen. In plaats daarvan moedigt u de medewerker aan oplossingen te zoeken, geeft u hem vertrouwen en bijt u uw tong af bij kleine fouten. U grijpt alleen in als de zaken ernstig fout gaan. Het bespreken van de taak moet zich beperken tot de hoofdzaken en op de daarvoor afgesproken momenten.
Controlemomenten
Op de controlemomenten bespreekt u de voortgang van de taak en begeleidt u de medewerker. U geeft feedback en laat de medewerker zelf denken over oplossingen. Vraag hoe hij denkt dat het doel het beste kan worden bereikt, in plaats van dat u de oplossingen voor hem oplepelt. Voorkom dat de medewerker de taak terug bij u legt. Als de taak niet goed wordt uitgevoerd en u ook geen vertrouwen heeft dat het nog goed komt, neemt u hem de taak weer af.
Evaluatiegesprek
Het evaluatiegesprek houdt u als de taak is voltooid, of op het moment dat u daarvoor in het delegeringsgesprek heeft afgesproken. In het evaluatiegesprek bespreekt u het resultaat van de uitvoering van de gedelegeerde taak. Komt het resultaat overeen moet de doelstelling? Ook bespreekt u wat er goed is gegaan en wat aandachtspunten zijn voor de volgende keer. Bespreek ook hoe het delegeren is bevallen, van beide kanten. Tenslotte maakt u in het evaluatiegesprek duidelijk of de taak bij deze medewerker blijft of dat u er een andere oplossing voor zoekt.
Bron: businesscompleet