solliciteren & Privacy
29 Maart 2018Bij een sollicitatieprocedure verzamelt u - in uw zoektocht naar de beste kandidaat - veel informatie over de kandidaten. Denk aan sollicitatiebrieven, cv’s en bijvoorbeeld de aantekeningen die u maakt tijdens de gesprekken. Maar ook de resultaten van een assessment, psychologisch onderzoek of medische keuring (aanstellingskeuring) maken deel uit van de sollicitatiegegevens.
Sollicitatiegegevens zijn persoonsgegevens. Ze vallen dus onder de Wet bescherming persoonsgegevens en - vanaf 25 mei 2018 - onder de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die strengere regels hanteert voor de privacy van mensen dan de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
5 privacyregels in een sollicitatieprocedure
Gaat u binnenkort nieuwe medewerkers werven? Neem dan even de tijd om u te verdiepen in onderstaande vragen en antwoorden.
1. sollicitanten laten weten hoe u omgaat met hun persoonsgegevens?
Ja. Onder de AVG bent u wettelijk verplicht als werkgever - u ‘verwerkt’ immers persoonsgegevens - om nieuwe en bestaande relaties duidelijk te informeren over wat u met hun persoonsgegevens doet. Sollicitanten vallen ook binnen deze groep ‘relaties’. De beste manier om aan uw verplichting te voldoen, is een online privacyverklaring op te nemen op de website van uw organisatie. Hier meldt u onder andere voor welk doel u persoonsgegevens verwerkt. De sollicitant moet toestemming geven voordat u zijn of haar gegevens verwerkt. Leg dit goed vast.
2. mag u informatie van een kandidaat op social media checken?
Dat mag alleen als u, als werkgever, een reden heeft om de gegevens die over de kandidaat op internet staan te betrekken bij de sollicitatieprocedure. Bijvoorbeeld omdat de informatie van belang is voor de functie waarop deze persoon solliciteert.
Het is aan te raden om alleen social media te bekijken die bedoeld zijn om iemands competenties kenbaar te maken. Dus bijvoorbeeld Linkedin of Twitter, als iemand veel twittert over zijn of haar vakgebied. U moet de kandidaat van tevoren vertellen dat u online informatie over hem of haar bekijkt, bij voorkeur als vermelding bij de vacaturetekst. Ook moet u transparant zijn over wat u heeft gevonden op social media en iemand altijd de kans geven om de gevonden informatie toe te lichten.
3. het cv bewaren en hoe de aantekeningen gemaak tijdens het sollicitatiegesprek?
Om iemands geschiktheid te beoordelen voor een bestaande of toekomstige functie mag u het cv bewaren. Dit mag alleen als u dit vooraf heeft laten weten aan de sollicitant, bijvoorbeeld via de privacyverklaring. En u mag alleen gegevens verwerken die relevant zijn voor het doel waarvoor u ze gebruikt, dus in dit geval ten behoeve van de sollicitatie. Ook aantekeningen kunt u bewaren. Maar voor alle persoonsgegevens geldt: niet langer dan noodzakelijk. De NVP Sollicitatiecode geeft als richtlijn dat sollicitatiegegevens vier weken na afwijzing moeten worden vernietigd. Wel kunt u kandidaten toestemming vragen om hun gegevens een jaar te mogen bewaren. Na een jaar mag u hen opnieuw benaderen voor het verlengen van hun toestemming en het actualiseren van hun gegevens.
4. sollicitant vragen om sollicitatiegegevens te corrigeren of te verwijderen?
Ja, dat mag. De huidige privacywetgeving voorziet al in het recht op correctie en verwijdering: mensen mogen een organisatie vragen om het verwijderen van objectief onjuiste gegevens, onvolledige gegevens of gegevens die niet ter zake doen.
In de nieuwe AVG is dit recht breder getrokken door de invoering van het zogeheten recht op vergetelheid. Dat houdt in dat een organisatie in een aantal gevallen iemands persoonsgegevens moet wissen als diegene daar om vraagt.
5. omgaan met de gegevens van afgewezen kandidaten
Als een sollicitant is afgewezen, moet u de gegevens binnen vier weken na afronding van de procedure verwijderen. Als sollicitanten toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren - bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie beschikbaar komt - dan geldt een bewaartermijn van maximaal een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Let er wel op dat u de toestemming kunt aantonen en neem voor deze situaties een bewaartermijn op in uw privacystatement.