slecht functioneren?
11 Januari 2010"Twee medewerkers op uw afdeling functioneren slecht en u weet niet hoe dat te veranderen. Het zijn medewerkers die potentie hebben om meer te doen, maar het komt er niet uit. U denkt dat ze het wel kunnen, maar niet willen. U hebt hen verschillende keren daarop aangesproken en ook verteld wat ze moeten doen. Dat heeft niet geholpen. Wat kunt u doen?"
Als onwil leidt tot slecht functionerende medewerkers dan heeft dat met motivatie te maken. Als onkunde/kunde leidt tot slecht functionerende medewerkers dan speelt er een kennis- of vaardigheidsprobleem mee in de werkuitvoering. Het helpt om te beginnen al om concreet na te gaan waarom je denkt dat de medewerkers wel beter kunnen functioneren en de potentie bezitten om meer te doen.
Slecht functioneren schadelijk voor bedrijf
Slecht functionerende medewerkers zijn op termijn schadelijk voor bedrijfsresultaten. Ze beïnvloeden de arbeidsproductiviteit negatief, kunnen vaker ziek zijn, zijn minder geconcentreerd, klagen meer en maken meer fouten.
Het is belangrijk om die situatie direct aan te pakken. Bepaal concreet wat al gedaan is om het slechte functioneren te verhelpen. En hoe. Vermoedelijk speelt er een motivatieprobleem. Daarom is het belangrijk om motivatie als eerste oorzaak te onderzoeken. Kijk eerst naar het effect van de manier van leidinggeven aan de medewerkers, vervolgens naar hun kennisniveau en manier van werken en tenslotte ga je een gesprek met hen aan.
Dus: 1) wat motiveert?, 2) effect van leiding, 3) kennisniveau en werkwijze, 4) gesprek
Manier van leidinggeven
Als instrueren (vertellen wat ze moeten doen) en aanspreken van de medewerkers niet hebben geholpen dan zul je andere technieken moeten gebruiken. Je zult flexibel moeten zijn in je manier van aansturen. Leidinggeven houdt in dat je het leidinggeven aanpast aan wat nodig is om medewerkers zo optimaal mogelijk in te zetten. De persoonlijkheid, het leer- en de kennisniveau van medewerkers, het soort werk, de bedrijfscultuur spelen hierbij een rol.
Je zult je leidinggevende rol waarschijnlijk moeten aanpassen.
Als er een motivatieprobleem meespeelt, dan zul je op een coachende manier leiding moeten geven. De oorzaak van motivatieproblemen liggen vaak bij een slechte werksituatie, zoals een ongunstige werksfeer, slechte werkverhoudingen en -omstandigheden (leidinggeven, team-functioneren) of boven of onder je kunnen functioneren. Ga na of de medewerkers zich betrokken voelen bij het team en het bedrijf of voldoende gewaardeerd worden, de kansen hebben om zich goed te ontplooien. Het is belangrijk te weten wat personeel(sleden) motiveert. Als je de medewerkers motiveert dan verbetert in veel gevallen het functioneren en de bereidheid om te doen wat nodig is wordt vergroot.
Als de medewerkers zelfstandig werkende mensen blijken te zijn, dan zul je veel meer moeten delegeren en hen als 'professionals' moeten behandelen. Dat hangt samen met het kennisniveau van betrokkenen.
Kennis niveau
Als de medewerkers boven hun kennis/kunnen functioneren (als de deskundigheid laag is), dan zul je concreet moeten bepalen waar het aan ontbreekt en ze daarin moeten begeleiden. Spreek je vertrouwen uit dat ze meer kunnen volgens jou en stimuleer ze om aan te geven hoe ze dat kunnen ontwikkelen.
Werken de medewerkers onder hun kennis/kunnen (als ze deskundig zijn), dan benader je de medewerker als volwaardige gesprekspartner. Ga dan op zoek naar waar ze in uitgedaagd kunnen worden en wat ze meer kunnen doen.
Pas als je weet wat de oorzaak is van het slecht functioneren en de onwil van de medewerkers, kun je aan oplossingen gaan werken en een gesprek met hen aangaan.
Gesprek
Wees kordaat in het gesprek dat je gaat voeren met de medewerkers, maar hou ook voor ogen dat je hen moet motiveren. Hou je analyse van de situatie gereed en wijs de onwillige medewerkers ondubbelzinnig op hun slechte functioneren. Zeg dat je dat verandert wilt zien, omdat het ten koste gaat van het bedrijf. Vraag naar hun reactie.
Let in het gesprek ook op de volgende zaken, zodat je de motivatie van de medewerkers vergroot.
1. Geef duidelijkheid
Omschrijf hoe de medewerkers slecht functioneren en wat je verwacht
2. Doel
Zoek en vind een duidelijk doel dat een werknemer motiveert in zijn of haar werk.
3.. Benut de sterke punten van werknemers
Laat werknemers doen waar ze goed in zijn en laat doelen en taken daarbij zo goed mogelijk aansluiten.
4. Kwaliteiten
Benoem de kwaliteiten die iemand laat zien of die iemand moet hebben voor een taak.
Kom vervolgens tot afspraken. Spreek je verwachting van verbetering en medewerking nogmaals uit en wijs ze op sancties als het functioneren niet verbetert.
Pas ondertussen je leidinggevende stijl aan op de situatie. Beoordeel na ongeveer vier weken of het functioneren verbeterd is. Mocht dat niet zo zijn dan volgt er nog een gesprek na twee weken. Mocht het nodig zijn, dan pas je de derde keer sancties toe.