Het is bekend: de overvolle e-mail-inbox is voor veel mensen een van de grootste kantoorergernissen en niet zelden een flinke stressfactor. Mailtjes zonder ze te lezen naar allerlei mapjes-voor-later slepen is tegenwoordig al een enorme klus. Maar het kan nog gemakkelijker: houd de inbox op orde door regels aan te maken.
Abonnementen op elektronische nieuwsbrieven, maandelijke updates van de ondernemingsraad of regelmatige pep-mails van de ceo van uw bedrijf kunnen automatisch worden verplaatst vanuit de inbox, zodat de inbox overzichtelijker blijft. Het enige wat hoeft te gebeuren is Outlook vertellen dat e-mails van bepaalde afzenders automatisch in een daarvoor bestemde map belanden.
In Microsoft Outlook worden regels als volgt ingesteld:
In Microsoft Outlook worden regels als volgt ingesteld:
- Ga naar het menu 'Extra' van Outlook en klik vervolgens op ‘Regels en waarschuwingen'.
- In het tabblad ‘E-mailregels' kunnen nieuwe regels worden aangemaakt en al bestaande regels worden bewerkt of verwijderd.
- Na het kiezen voor 'Nieuwe regel' verschijnt de ‘Wizard Regels' met ‘Stap 1: selecteer een sjabloon'. Hier kunnen regels geselecteerd worden.
- Om e-mails van een bepaalde afzender naar een aangewezen map te laten verplaatsen moet de optie ‘Berichten van iemand naar een map verplaatsen' worden geselecteerd.
- In ‘Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel' kunnen ‘personen of distributielijst' en ‘naam map' gekozen worden. De mappen die worden gebruikt, moeten vooraf worden aangemaakt. Klik daarna op ‘Volgende'.
- In het volgende scherm kunnen desgewenst specifieke taken en uitzonderingen worden toegevoegd aan de regel. Klik weer op ‘Volgende'.
- Na het controleren van de nieuwe regel kan op 'Voltooien' worden geklikt. De regel is aangemaakt.