checklist
7 Oktober 2015Een vergadering voor een managementteam plannen, een project starten, een paar dagen de hei op voor een cursus of een analyse maken van een bestand. Allemaal projecten met meerdere stappen en dus ook meerdere stappen waar je aan moet denken. En daarmee een grote hoeveelheid stappen die denkkracht kosten. Wat moet je doen, waar moet je aan denken? Zoals je weet, heb je een beperkte hoeveelheid denkkracht, dus projecten kosten snel veel van die denkkracht.
Zoveel om aan te denken!
Sommige organisaties hebben voor allerlei projecten formulieren, kwaliteitshandboeken en software die erg complex is. De beoogde steun is geen middel meer, maar een doel op zich en kost energie, die het eindproduct niet beter maakt.
Stel je eens voor dat je een complex project moeiteloos en met 100% vertrouwen kunt afronden? Dat je niets anders hoeft te doen, dan een door ervaring compleet en praktisch gemaakte lijst af te werken? De ervaring van vele mensen over de tijd zit gebundeld in een aantrekkelijke, sobere lijst met controle-items die jou helpen volledig te zijn.
Een simpele checklist?
Jij hebt uniek werk dat jij met jouw kennis en inzichten op een unieke manier doet. Maar dat wil niet zeggen dat er geen herhaling of routine zit in de stappen die je zet. Veel kenniswerkers hebben door ervaring een aanpak eigen gemaakt, die vaak niet gedeeld wordt. Uit ervaring weet je wat je moet doen om een goede offerte of presentatie te maken. Deze onzichtbare kennis blijft vaak onzichtbaar.
Het lijkt lastig om te geloven dat complex kenniswerk met iets simpels als een checklist beter kan lopen. Maar piloten en doctoren doen het ook. Om niks te vergeten, is het beter een door ervaring samengestelde lijst af te lopen met de stappen die je te zetten hebt.
Gewenste uitkomst? Check. Eerstvolgende Actie? Check.
- Een checklist helpt je om minder aan je project te denken en meer over je project. De checklist geeft houvast bij waar je aan moet denken. Of dat nu een aantal stappen is die je zet als je de dag start, je een paar dagen van kantoor weg bent of je paklijst voor een weekje weg.
- Ga eens na welk soort project jij regelmatig doet. Wat zijn terugkerende activiteiten, stappen die je doet? Een checklist is voor al deze terugkerende handelingen een makkelijke leidraad.
- Maak van één van die projecten een checklist. Zie het zo concreet mogelijk voor je en noteer alle stappen die bijdragen aan het succes. Bij een presentatie is dat net zozeer een verlengsnoer, zodat je overal je laptop kwijt kunt, als een generale repetitie voor minstens één collega.
- Orden de checklist chronologisch, zodat je de lijst ook echt stap-voor-stap afwerkt en pas verder kunt als elke eerdere stap af is. Breng eventueel kopjes aan om een lange lijst behapbaar te maken, bijvoorbeeld 'Een week voor de presentatie', 'Een dag voor de presentatie', 'De zaal waar je presenteert'.
- Zorg dat je je checklist na elke keer gebruiken evalueert. Valt er iets toe te voegen? Moet er iets af? Is er iets onduidelijk?
Bron: Meereffect