Afwijzen is niet leuk

28 Februari 2014

Afwijzen is nooit leuk om te doen, maar hoort er nu eenmaal bij als u een vacature heeft uitstaan. Hoe doet u dat op een nette en efficiënte manier zodat het niet te veel tijd kost en de sollicitant zich toch netjes behandeld voelt? We zetten enkele aandachtspunten op een rijtje.

Afwijzen na schriftelijke sollicitatie

Geef altijd een reactie
Een van de grootste ergernissen van werkzoekenden is dat ze geen reactie krijgen op een sollicitatie. Doe dat dus altijd. Dat is niet alleen een kwestie van goed fatsoen, maar u voorkomt er ook mee dat sollicitanten in hun netwerk negatief over u gaan praten. Zeker in deze tijd van social media is een slecht imago zo geboren en verspreid. Andersom geldt dat netjes afwijzen juist goed is voor de "naam en faam" van uw organisatie.

Geef minimaal een reden
U wijst altijd met een reden af, dus zou het geen enkel probleem moeten zijn om die ook te benoemen. Toch doet niet iedereen dat, terwijl werkzoekenden dat wel prettig vinden. Meestal gaat het om harde criteria als verkeerde opleiding en onvoldoende of irrelevante werkervaring. Heeft u een lastiger reden, zeg dan in elk geval dat het cv niet aansluit bij het gevraagde profiel.

Cluster uw reacties
Het is verstandig om niet meteen te beginnen met afwijzen, maar eerst te wachten tot u een aantal reacties verzameld heeft. Dat maakt het afwijzen ook efficiënter. Kies een vast moment in de agenda om deze tegelijk af te handelen en de slechte af te wijzen. Maak per afwijzingscriterium (opleiding, ervaring, competenties) een standaard mailtje, zodat u snel en makkelijk een afwijzing mét reden kunt sturen.

Mailen is voldoende
Bij een schriftelijke sollicitatie volstaat een schriftelijke reactie. Ziet u een interessante kandidaat die u nu niet kunt plaatsen maar wel in uw archief wilt houden, dan is een telefoontje wel zo persoonlijk. U heeft diegene wellicht nog eens nodig.

Afwijzen na persoonlijk gesprek

Altijd bellen
Als u een persoonlijk gesprek heeft gehad met iemand, is het wel zo fatsoenlijk om diegene ook in een persoonlijk gesprek af te wijzen en niet per mail. Veel recruiters vinden dat lastig, omdat het brengen van slecht nieuws nooit leuk is. Bovendien denken veel recruiters dat ze per telefoon alleen maar veel extra vragen krijgen en de discussie moeten aangaan. Maar onze ervaring is dat mensen het zeer waarderen als ze het via een telefoontje te horen krijgen. En dat is opnieuw goed voor uw werkgeversimago.

Afwijzen tijdens gesprek
Als u tijdens het gesprek al de indruk krijgt dat de match tot niets leidt, kunt u het net zo goed meteen zeggen. In elk geval direct na het gesprek of zelfs al tijdens het gesprek. Waarom elkaar langer bezighouden en de ander in onzekerheid laten als de situatie voor u toch al duidelijk is? Er is wat lef voor nodig, maar ook hier geldt: eerlijkheid wordt bijna altijd gewaardeerd.

Probeer wat mee te geven
Alleen maar afwijzen is voor beide partijen niet leuk. Probeer de ander ook wat positiefs mee te geven waar diegene wat aan heeft bij volgende sollicitaties. Als u bijvoorbeeld vindt dat diegene een ongeïnteresseerde houding had of weinig voorbeelden kon noemen van gerealiseerd werk, helpt u diegene door dat te benoemen. U zult merken dat dat op prijs gesteld wordt, waardoor het afwijzen ook minder erg is.

Tot slot: discrimineer nooit
Een open deur, maar toch iets wat nog wel eens wordt vergeten: wijs nooit af op gronden die in strijd zijn met wettelijke bepalingen. Zo mag u kandidaten nooit afwijzen op grond van ras, nationaliteit, geslacht, geloof, seksuele geaardheid, politieke gezindheid of leeftijd. Vooral aan dat laatste kenmerk wordt nog wel eens voorbijgegaan, maar is in (bijna) geen enkel geval geoorloofd.

Bron: Monsterboard

« Terug naar het nieuwsoverzicht