13 doodzonden bij mailgebruik
20 Augustus 20091. Breedsprakigheid
Wees kort en bondig. Berichten van twee A4-tjes kun je beter in een bijlage stoppen.
2. Slordigheid
Controleer je mail op grammatica en spelfouten. Mails vol fouten kunnen bij de ontvanger de indruk wekken dat je niet werkelijk geïnteresseerd bent.
3. Traagheid
Niets is frustrerender dan een mail in een zwart gat zien verdwijnen. Mensen voelen zich snel genegeerd; probeer bij voorkeur binnen een dag te reageren, al is het maar om de ontvangst te bevestigen en aan te geven wanneer je met een inhoudelijke reactie komt.
4. Onzorgvuldigheid
Pas op met ‘Reply to all’. Voor je het weet betrek je onnodig veel mensen in discussies die voor hen niet van belang zijn – of erger: die ze helemaal niets aangaan. Nog zo’n knop waar je zorgvuldig mee om moet gaan: ‘CC’. Stuur mails naar grotere groepen bij voorkeur via de BCC-functie, vooral als de geadresseerden elkaar niet kennen. Wees je ervan bewust dat je met de CC-functie alle namen en mailadressen van de overige geadresseerden openbaar maakt aan alle ontvangers.
5. Onherkenbaarheid
Mail is vaak zo vluchtig en wordt zo snel gebruikt dat je het gevaar loopt dat de ontvanger zich moet afvragen met wie hij nu eigenlijk te maken heeft. Gebruik bij voorkeur een handtekening waarin je naam en functie, maar bijvoorbeeld ook het bedrijfslogo staat.
6. Ongeregeldheid
Het staat raar als klanten of partners die met uw bedrijf communiceren van iedere werknemer een totaal andere mail krijgen, in toon en vormgeving, maar ook inhoudelijk (de een is scheutig met informatie, de ander juist heel terughoudend). Ze hebben in de eerste plaats te maken met een professioneel bedrijf; jouw bedrijf. Maak dus gebruik van een email-policy, of stel die op als dat nog ontbreekt. Zorg dat iedereen op de hoogte is van het beleid op dit gebied.
7. Onnadenkendheid
Hoewel de meeste bedrijven inmiddels spamfilters hebben geïnstalleerd, glipt er nog steeds wel eens wat doorheen. Negeer het! Antwoord nooit op spam, ook niet om je ‘af te melden’; een antwoord is niet meer dan een uitnodiging voor nog veel meer spam. Klik ook niet op vage links of reageer op aanbiedingen die te mooi lijken om waar te zijn. Gebruik, kortom, je verstand.
8. Vaagheid
Wees to the point, zakelijk en helder. Wie meer dan drie zinnen nodig heeft om uit te leggen waarom hij (of zij) een mail stuurt, loopt serieus risico dat het bericht ongelezen terzijde wordt geschoven. Ook dodelijk: ergens middenin of onderaan de mail nog een nieuw onderwerp aansnijden. De meeste zakelijke maillezers zijn drukbezette mensen die op basis van de eerste twee zinnen besluiten wat ze met je mail gaan doen.
9. Uitbundigheid
Gelukkig zien we het niet vaak meer, maar zeker in zakelijke mail zijn het absolute doodzonden: achtergrondjes, emoticons, bizarre lettertypes (Comic Sans!) en al dan niet geanimeerde plaatjes. Doe het niet. Alsjeblieft! Trouwens, die troep bevat vaak nog spyware ook.
10. Overhaastheid
Mail is geen chat. Neem de tijd om je bericht te controleren. Haal de tikfouten eruit, controleer of je duidelijk en volledig bent geweest en kijk bijvoorbeeld of je alle bijlagen er wel aan hebt gehangen. En als je reageert op een gebeurtenis of mail die je emotioneel heeft geraakt: neem een time-out voor je op verzenden drukt. Discussies via de mail hebben de neiging razendsnel te escaleren tot woedende ruzies. Vaak is het beter even persoonlijk contact op te nemen (loop langs, pak de telefoon); in de praktijk blijken misverstanden zo veel sneller te worden opgelost.
11. Onvolledigheid
Email is een ideaal medium om zaken samen te vatten. Zo is het is inmiddels goed gebruik geworden afspraken die in een mailwisseling, per telefoon of in een gesprek zijn gemaakt, in een email te bevestigen. Daarmee rond je de afspraak af, zet je de afspraak zwart op wit en controleer je tevens nogmaals of alle partijen elkaar goed hebben begrepen.
12. Onmatigheid
Mail heeft de neiging zo’n routine te worden dat zelfs mensen die naast elkaar zitten nog per mail communiceren. Toch is het voor dringende, emotionele of anderszins belangrijke of gevoelige boodschappen vaak veel beter de telefoon te pakken of langs te lopen. De kans dat je boodschap precies zo overkomt als bedoeld, is dan vele malen groter.
13. Onbeleefdheid
Houd de normale omgangsvormen in acht. Val niet zomaar (relatieve) vreemden lastig met jouw gevoel voor ‘humor’, en pas op met sarcastische, cynische of geringschattende opmerkingen. Wat je thuis doet, moet je zelf weten, maar in een zakelijke omgeving kun je het beter zakelijk houden.
Bron: Infoworld